在中国，发票管理是财务工作中一个十分重要且复杂的环节。公司在税收扣除，员工报销自己的相关费用时，都需要使用到发票凭证。
财政部大力倡导使用电子发票作为之后的报销入账凭证，那你知道什么是电子发票吗？
电子发票在使用目的上与传统纸质发票大致相同，并且同样受到税务局的监管。但由于它以数字化方式呈现，因此具有易保存、便于日后查找、在需要时易于检索等附加优势。
相较于纸质发票来说，电子发票还是个比较新的事物，所以员工既可以选择提交电子发票，也可以像往常一样，继续使用传统的纸质发票来提交费用报销申请。
凭借丰富的发票管理专业知识，票总管发票管理系统针对财务所涉及到的基础工作设计出了完整的功能框架，从根本上减少财务工作量，提高财务工作效率。票总管发票管理系统，不仅可以对发票自动识别录入，还可以对电子发票进行合规性的检测和重复报销检测等问题，从源头阻断假票、错票流入企业，及时规避发票风险。同时也为员工提供全程线上化报销流程，实时更新报销进度，避免报销迟缓、报销难问题。
纸质发票 VS 电子发票
_ | 纸质发票 | 电子发票 |
需要的信息 | 公司全称 税务代码 | 公司全称 税务代码 |
格式 | 纸质格式，基本联次共分三联：第一联记账联、第二联抵扣联、第三联发票联 | 数字格式（售方发出电子发票链接，在链接检索和下载发票，该发票可以打印在标准A4纸上） |
用于报销的格式 | 只接受纸质发票的原件（不接受复印件） | 电子发票可以打印在A4纸上，或下载PDF格式用于报销 |
如何获得发票 | 步骤： 1、付款时，买方要求开具发票 2、售方询问发票是以个人还是公司的名义开具，如果以公司名义开具，会要求买方提供公司全称和税务代码信息；售方为其开具发票并打印 | 步骤： 1、付款时，买方要求开具发票 2、售方提供二维码 3、买方扫描二维码并填写公司信息、其他开票信息以及接收发票用的联系信息（手机号码或电子邮件地址） 4、买方之后将收到包含发票链接的电子邮件/讯息 |
发票上的开票日期 | 售方为买方开具发票的日期 | 通过二维码提交开票申请的日期 |
发票重开 | 重开纸质发票比较麻烦，需先作废之前的发票，再重新开具，且纸质发票只能用税务局提供的特殊纸张印刷，这样可能会进一步产生额外的税收成本并造成审计上的问题 | 电子发票很容易就可以重新打印，只要在收到后保存PDF格式文件即可 |
索要特定类型的电子发票 | 收到什么类型的发票取决于售方，买方不能索要自己想要的发票类型 | |
优点 | 可以直接从售方处收到打印好的纸质发票，并且可以立即验证发票信息 | ● 可以保存发票的PDF格式文件，并在需要时打印在A4纸上 ● 发票的PDF格式文件可以轻松通过电子邮件发送，以办理报销 ● 电子发票相对环保，因为整个过程（除了打印下来办理报销）基本是无纸化进行的 |
缺点 | 必须使用纸质发票的原件办理报销（不接受复印件）；消费后只提供一份原件/只在付款时提供，并且出于税务审计的考虑不能复制 | ● 买方需要扫描二维码，所以一定要在二维码失效日期之前申请发票 ● 电子发票不能立即收到：买方必须等待，并进行后续操作，才能确保在通过二维码申请电子发票后收到发出的链接 |
FAQ：电子发票常见问题：
Q1：电子发票可以用来报销吗？
A1：可以。电子发票是国家税务局批准的有效报销凭证。打印的电子发票具有和传统纸质发票相同的效力和用途。
Q2：为什么电子发票的开票日期与实际付款日期不同？
A2：电子发票只在买方扫描二维码提交其电子发票申请后才会开具。由于电子发票上的日期反映的是申请日期，因此如果被买方需要延迟扫描/使用二维码，该日期可能与实际付款日期不同。
Q3：收据上的二维码有效期/截止日期是什么时候？
A3：使用二维码的有效期由售方设置，通常为7-30天。所以最好在收到收据后尽快提交申请。
Q4：收据丢了怎么办？
A4：买方需要联系商家，以提供付款记录，并要求商家重新开具电子发票。
正如本文开头所述，在中国，发票管理是一个很重要且复杂的环节，无论是纸质发票还是电子发票，都应该及时认真的进行审核归档，切勿引发发票风险。